Как следует из информационного письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 «О восстановлении трудовых книжек граждан, утраченных в результате стихийных природных пожаров» - если трудовые книжки массово утрачены работодателем в результате пожара, трудовой стаж работников устанавливает специальная комиссия. Она создается органами исполнительной власти субъектов РФ.

Комиссия имеет право:
 – запрашивать у государственных, общественных и иных организаций и должностных лиц необходимые для ее деятельности документы и информацию;
– привлекать для участия в своей работе должностных лиц и специалистов органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, предприятий.
Данная комиссия устанавливает факт и периоды работы, а также сведения о профессии (должности) на основании документов, имеющихся у работника. И составляют акты.
Если документально подтвердить факт работы невозможно, он устанавливается с помощью показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя.  В акте указываются периоды работы, должность и продолжительность трудового стажа.
Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в суде. Когда акт готов, работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Работодатель должен всеми возможными способами оказывать гражданам содействие в восстановлении трудовых книжек и получении документов, подтверждающих стаж его работы.